فاکتور

فاکتور:

فاکتور برگه‌‌ی تجاری است که فروشنده مطابق خریدی که انجام گرفته برای خریدار صادر می‌کند.

در هر مواردی همچون مشخصات فروشنده، مشخصات خریدار، تاریخ خرید، نوع کالا، قیمت برای هر

واحد کالای خریداری شده، قیمت کل و….. درج می‌شود.

همچنین هر توافق دیگری که در معامله صورت می‌گیرد را نیز می‌توان در ذکر کرد؛

به طور مثال اگر قرار باشد که وجه در دو مرحله توسط خریدار پرداخت شود، می‌توان میزان وجه

پرداخت شده و باقیمانده‌ی آن را در فاکتور نوشت؛

و یا اگر فروشنده ضمانت خاصی را برای کالا یا خدمات فروخته شده‌ی خود در نظر گرفته است

می‌تواند آن را در زیر فاکتور قید کند.

1- انواع فاکتور از لحاظ رسمیت

در این نوع تقسیم‌بندی، فاکتورها در دو نوع رسمی و غیر رسمی قرار می‌‎گیرند.

رسمی برای مشاغلی استفاده می‌شوند که می‌بایست یک نسخه از آن‌ها را به اداره‌ی امور مالیات ارائه داد.

این مشاغل موظف به محاسبه‌ی مالیات بر ارزش افزوده برای مشتریان هستند.

در صورت عدم ارائه‌‌ی این نوع فاکتورها به اداره‌ی مالیات صاحبان این مشاغل ملزم به پرداخت مبلغی تحت عنوان جریمه می‌گردند

2- از لحاظ طراحی

فاکتورها از لحاظ طراحی به دو دسته‌ی سربرگ‌دار و بدون سربرگ تقسیم می‌شوند.

فاکتور بدون سربرگ به صورت آماده در مغازه‌های فروش لوازم‌التحریر و لوازم اداری موجود بوده و به فروش می‌رسند.

البته در برخی موارد ممکن است خاصی مد نظر ما باشد که در این‌ صورت می‌بایست آن را به طور جداگانه طراحی و چاپ کرد.

انواع از لحاظ چاپ

در چاپ فاکتور مسائل مختلفی مد نظر است به طور مثال می توان

به جنس کاغذ تعداد برگه سایز کاغذ کاربن دار بدون کاربن بودن برگه های ان  و رنگ ا ن اشاره کرد.

بررسی فاکتور با توجه به تعداد برگه های ان بدین منظور است .

که می توان فاکتور ها را به صورت 2برگی 3 برگی 4 برگی چاپ کرد .

البته به صورت متداول نوع 3برگی برای کار های رسمی در نظر گرفته و فاکتور های غیر رسمی را به طور دو برگی طراحی و چاپ می کنند

هم چنین ان ها در چند نوع تک رنگ سیاه و سفید چاپ دو رنگ  چاپ چهار رنگ شامل رنگهای ابی قرمز زرد و مشکی به چاپ می رسند

با توجه به تمامی موارد بیان شده هر مجموعه با توجه به نیازی که دارند نوع  مورد استفاده ه ی خود را برگزینند و الزامی برای  انتخاب نوع خاصی از  وجود ندارد .

ترتیب و معانی رنگ

فاکتورها به عنوان یکی از مهمترین اسناد تجاری در هر کسب و کار هستند در نتیجه باید به نوعی تهیه شوند .

که از اعتبار حقوقی کافی برخوردار باشند .

به همین دلیل تنها فاکتور هایی که رسمی هستند مورد تایید مراجع مرتبط همچون مرتبط همچون اداره ی امور مالیاتی و دارای قرار می گیرند.

هم این طور تنها فاکتور های رسمی در مراجع حقوقی و دادگاه ها قابل استناد می باشند .

در نتیجه برای اطمینان از ارزشمند بودن فاکتور های صادر شده بیش از هر چیز باید به ویژگی های یک فاکتور رسمی توجه داشت .

در این زمینه ترتیب و معانی رنگ در فاکتور های رسمی از مهم ترین نکاتی است

که باید به ان توجه کرد .البته دیگر فاکتور های فروش که رسمیت ندارند و صرفا بنا بر خواسته خریدار صادر می گردد نیزمی توانند در رنگ های متنوعی طراحی و چاپ شوند.

رنگ در فاکتور های رسمی

فاکتور های مورد تایید اداره دارایی در زمینه رنگ محدودیت خاصی ندارند .

در نتیجه فاکتور هایی با چاپ تک رنگ دو رتگ و چهار رنگ را می توان برای ارائه به این سازمان اماده کرد.

اما به طور مرسوم و البته برای صرفه جویی در هزینه ها ان را  با چاپ تک رنگ یا دو رنگ تهیه می شوند.

به طور معمول وقتی از روش چاپ تک رنگ یا دو رنگ برای چاپ فکتور استفاده می شود برای هر برگه ی فاکتور رنگی خاص اختصاص داده می شود.

استفاده از کاغذ رنگی علاوه بر تنوع و زیبایی  بخشیدن به فاکتور تقسیم بندی و کاربرد هر برگه را مشخص می کند .

انتخاب این رنگ منوط به رعای قوانین خاصی است که در ادامه به  برسی هرکدام از ان ها می پردازیم.

1رنگ برگه ها

پیش از توضیح رنگ  برگه ها توضیح این نکته ضروری است که تعداد برگه های  نیز برای اداره ی دارایی اهمیتی ندارد .

اما از ان جا که هر کسب وکاری باید یک برگه  برای فروشنده  برگه ای را بر ثبت اسناد حسابداری و برگه ای برای خریدار تهیه کند .

بنا بر همین نیاز به صورت دو سه ویا چهار برگی تهبه می شوند

برگه ی اول که در اختیار مشتری قرار میگیرد رنگ سفید بوده و معمولا از کاغذ 80گرمی تهیه می شود.

برگه ی دوم سوم و چهارم را نیز به طور معمول از رنگ های ابی زرد و صورتی انتخاب می کنند. .معموتا جنس برگه ای دوم سوم و چهارم نازک تر بوده ودارای کیفیت پایین تری 40تا50گرم هستند.

2رنگ شماره فاکتور

موضوع حائز اهمیت دیکر در زمینه رنگ فاکتور توجه به شماره سریال فاکتور است .

این شماره طبق قوانین تهیه فاکتور رسمی حتما باید به رنگ قرمز باشد هم چنین ای شماره سریال همان طور که از نامش پیداست نباید تکراری باشد .

و روی هر فاکتور باید یک شماره سریال  اختصاصی چاپ شود .در واقع سریال درج شده روی هر فاکتور نباید پرینتی باشد .

به همین دلیل شماره  سریال فاکتوره معمولا به وسیله ی دستگاهی خاص به رنگ قرمز و به صورت برجسته روی برگه درج می شود .

بنابراین باید نوجه کرد که دستگاه های شماره زن دستی و هم چنین شماره های پرینت شده به هیچ وجه مورد تایید مامورین دارایی نیستند.

3رنگ فاکتور متناسب با جنس کاغذ

نکته ی دیگر دیگر درباره استفاده از رنگ های مختلف به موضوع جنس کاغذ بر می گردد.

گاهی فاکتور های چند برگی با استفاده از کاغذ های کاربن لس بدون نیاز به کاربن تولید می شوند. این کار کمک می کند تا بدون گذاشتن کاربن بین  برگه های  هر چه در برگه اول درج می شود.

در برگه دوم و سوم نیز ثبت گردد.

اما نکته ی اساسی این است کاغذ کاربن لس مناسب پیرینت گرفتن با پینتر لیزری و جوهر افشان نیستند.

و حتما باید با پرینتر سوزنی یا چاپ افست  عمل چاپ روی ان ها انجام شود.